被指定要辦活動, 很頭痛嗎?
在東京生活身為PM的我, 要舉辦活動其實很容易.
因為大公司人手足夠, 其實只要以專案經理的角度去組織流程,
把各個代辦事項列出來後
說明活動宗旨,
提出任務的截止日期
再把任務交付出去, 有責任感的組員都會使命必達.
但其實, 並不是所有的公司組織都這麼完善,
不務正業的我, 這次在side project被賦予了一個活動企劃的腳色.
一開始很手足無措, 因為要從零開始, 要從哪裡開始呀????
這次合作的公司負責人, 不是大家想像東京街頭西裝筆挺的上班族,
每次都以鬆鬆的白色T shirt登場,
所以其實活動宗旨, 企劃負責的範疇當然都讓你”自由發揮”
聽說這是新創公司老闆的特質呀~
負責一個專案的時候最害怕的就是遇到沒有明確目標與範疇的stakeholder.
這次, 我就硬著頭皮試試看好了.
說起企劃一個活動應該做什麼,
配合我自己騙吃騙吃的專案經理人經驗, 這邊準備了以下步驟給大家分享:
- 確認活動宗旨與目標
- 組隊
- 確認預算
- 確認共同舉辦人, 贊助商
- 設定活動日期
- 場地確認
- 決定活動名稱
- 活動流程
- 撰寫活動計畫
頭腦裡面步驟, 一步一步來看看:
- 確認活動宗旨與目標
,盡量把目標和負責範疇訂定明確, 不然吃虧的會是自己唷! 可以確認以下
- 活動主旨, 希望傳達什麼想法
- 參加者有多少?
- 達到什麼樣的目標?
- 組隊
, 要完成一件任務最棒的就是有好的隊友在身旁,做得開心, 以下的腳色找到了, 就不怕!
- 場地負責
- 講者
- 餘興活動, 節目
- 贊助人
- 志工/小幫手
, 透過溝通通常都可以魚幫水, 水幫魚. 所以身為小小PM的我,大對家常說的"最怕遇到豬隊友", 覺得一點都不值得宣揚~
- 確認預算
, 在有限的預算裡做最有效率的應用. 大家都很會講, 實際上要做什麼? 可以考慮的項目有以下:
- 場地租借
- 餘興節目: 例如DJ, 音樂等等
- 場地布置
- 活動人員: 交通費, 工時,工資,
- 宣傳: 最夯的Facebook臉書的廣告費用, 傳單,等等
- 雜費支出
當然還可能有更多, 上述是我這次很快速列出的項目
- 確認共同舉辦人, 贊助商
其實在商場上大家也都是互相幫助, 贊助常常也達到廣告的效果.
這次的人物並沒有被賦予拉贊助的職責 (好險, 這也是一個學問!)
有共同主辦的夥伴, 在溝通上會花多一點時間, 但是常常這些人也可能都很有經驗,
可以給予很多的建議與協助!!
- 設定活動日期
, 長的可能4-6個月, 這次的小活動, 我用了大概兩個星期~ 有點短, 但是算是給自己一個經驗啦!
- 遇到假日,再棒的隊友可能都會想休息, 所以要記得把這個休息日算進去唷!
- 是否與其他大活動撞期: 講者, 隊友們的日期, 等等
- 場地確認
- 場地大小
- 地點 (是否好抵達)
- 停車: 這次在東京..就沒有考慮到這個了
- 保險
- 場地設備:麥克風, wifi, 空中飛鼠
- (天啊這次場地的pointer就是壞掉, 害我在主持的時候很頭大)
- 費用
- 決定活動名稱
這次我負責的活動就是把名稱取得太長啦! 還比較方便配合時下最夯的hashtag # 宣傳的時候也比較容易唷!
接下來還有logo和活動banner. 雖然我不是designer, 但是真的很喜歡設計相關的任務~
- 活動流程
決定時間流程後, 大概時間的控制上會有個底, 心理上也會比較安心~下面是例子:
7:30: 開門
8:00: 活動開始
8:30: 講者1發表
8:45: 中場休息
9:00: 講者2發表
10:00: 頒獎
10:30: Networking 交流時間
11:00: 活動結束
- 撰寫活動計畫
上面的事項都確認清楚了, 就不能只有自己知道,
清楚地以文件方式寫好, 給stakeholder確認後, 就可以把內容分享給所有這次的所有隊友, 夥伴.
內容不外乎詳述上述確認的事項:
- 場地 (含活動餐飲,費用,合約內容等等)
- 講者
- 活動日期
- 共同主辦人, 贊助商
- 活動流程,內容
- 宣傳
- 志工/小幫手-例如幫忙控制時間, 幫忙招待, reception 等等
按照上述的活動計畫步驟,其實八九不離十了! 接下來, 就是主持人的功力了!
更多主持人協助活動進行的相關經驗, 待業餘的我下回分曉囉!
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